En tant que responsable des opérations dans une société de gestion d’actifs, vous disposez de nombreux outils pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise. Mais aujourd’hui, je veux me concentrer spécifiquement sur la refonte des processus d’affaires : ce que c’est, comment vous pouvez commencer, et pourquoi vous devriez l’intégrer à votre routine.
Qu’est-ce que la refonte des processus métier ?
En termes simples, la refonte des processus métier consiste à porter un regard critique sur les processus de votre cabinet et à identifier les points à améliorer. Cela peut impliquer l’élimination des doublons, la suppression des étapes inutiles, le changement des personnes impliquées ou l’augmentation de l’automatisation ou une combinaison de ces éléments.
Ce que vous trouverez et les solutions que vous choisirez seront uniques à votre organisation.
Pour une refonte des processus laissez-vous guider
Comment commencer ?
La première étape consiste à documenter les processus existants de votre cabinet. Vous devez comprendre chaque étape du processus :
- qui est impliqué;
- quand il l’est;
- pourquoi il fait les choses comme il le fait.
Il est important de se faire une idée de la précision de votre documentation c’est-à-dire de la fréquence des exceptions et de la façon dont elles sont traitées. Même si votre organisation a mis en place des guides de processus, vous voudrez les passer en revue pour vous assurer que ce qui apparaît sur le papier correspond à ce qui se passe dans la pratique.
Que vais-je trouver ?
La plupart des gains liés à la refonte des processus métier prennent la forme d’améliorations de l’efficacité ou de réductions des risques.
Du côté de l’efficacité, vous pourriez découvrir:
des opportunités de combiner ou d’éliminer les étapes dupliquées;
- d’introduire l’automatisation;
- de nouvelles technologies;
- de minimiser les transferts qui causent des retards.
La réduction des risques
Sur le plan de la réduction des risques, vous pourriez constater que les contrôles existants de votre organisation ne sont plus efficaces. Vous pouvez anticiper les défaillances grâce à la méthode AMDEC .. L’essentiel est de comprendre pourquoi. Il peut y avoir des possibilités de normaliser la propriété de tâches spécifiques, de réduire les actions manuelles ou d’encourager les utilisateurs à mieux utiliser les systèmes existants.
Pourquoi s’embêter avec la refonte des processus métier ?
Les processus évolueront au fil du temps en réponse à des facteurs internes et externes, notamment la rotation du personnel et les nouvelles technologies.
Chaque itération permet d’apporter des améliorations. C’est pourquoi j’encourage les responsables des opérations à faire des revues de processus un événement régulier.
Plusieurs des améliorations identifiées seront de nature tactique, et relativement simples et peu coûteuses à mettre en œuvre des » gains rapides » qui nécessitent un effort minimal.
Pour cette raison, l’avantage des améliorations individuelles des processus d’affaires peut sembler insignifiant. Ne vous y trompez pas. Leur impact collectif au fil du temps peut être énorme.
