Introduction
Le concept de rapport d’étonnement démystifié
Le rapport d’étonnement, c’est le nom donné à un document que rédige tout nouvel employé dans une entreprise. Malgré sa popularité croissante dans les milieux professionnels, le terme «rapport d’étonnement» peut encore paraître novateur ou même déconcertant pour certains d’entre nous. Qu’est-ce que c’est donc en fait?
En fait, il s’agit d’un moyen pour les nouveaux employés de partager leurs observations, leurs impressions ainsi que leurs réactions suite à leur immersion dans une nouvelle organisation. Tout élément leur ayant suscité un étonnement, qu’il soit positif ou négatif, peut ainsi être consigné dans ce rapport.
Origine et Portée de ce document
Le rapport d’étonnement, qui tire son origine du monde des affaires en France, a pour autant dépassé les frontières corporatives pour être adopté par une multitude d’organisations, qu’elles soient à but lucratif ou non. Son but principe est d’offrir une vision fraîche et objective de l’organisation, de ses processus, de ses interactions internes et bien plus. Les dirigeants peuvent ensuite exploiter cette mine d’informations précieuses pour élaborer des stratégies d’amélioration continue.
Le rapport d’étonnement : définition, but et timing
Quelle définition donner au rapport d’étonnement?
Le rapport d’étonnement est un document dans lequel le nouvel employé consigne, sur une période donnée, toute situation ou tout élément qui l’a surpris pendant ses premières semaines dans l’organisation. Ce document donne ainsi une chance à l’employé de s’exprimer librement sur son ressenti vis-à-vis de son nouveau milieu de travail.
Quels objectifs poursuit-on à travers le rapport d’étonnement?
Au-delà de permettre à l’employé de faire entendre sa voix, le rapport d’étonnement est un outil fantastique au service du développement de l’entreprise. En effet, en étant à l’écoute du ressenti de leurs nouvelles recrues, les organisations peuvent identifier leurs points forts tout autant que leurs zones d’ombre qui pourraient être améliorées.
Quand faut-il rédiger un rapport d’étonnement?
Il est recommandé que le nouvel employé rédige son rapport d’étonnement dès la fin de sa période d’intégration, lorsque sa vision est toujours neuve et non biaisée. Ainsi, il pourra effectuer une analyse plus franche et objective.
Cas pratiques : exemples inspirants en entreprise
Exemple de rapport d’étonnement dans une start-up
- Présentation de la start-up: Parlons de SkyRocket, une jeune start-up spécialisée dans la technologie blockchain. Luminosité, open space, frigo toujours plein, chez SkyRocket, l’accent est mis sur le bien-être des employés.
- Contenu du rapport d’étonnement: Satisfait de son salaire et des horaires flexibles, le nouvel employé de cette start-up était toutefois surpris de constater que le manque de communication interne pouvait parfois freiner le rythme de travail. Selon lui, ce manque de coordination avait un impact significatif sur l’efficacité de l’entreprise, en allongeant le délai de réalisation de certains projets.
- Impact des conclusions sur la stratégie de l’entreprise: Considérant le bien-fondé des constatations de leur nouveau collaborateur, les dirigeants de SkyRocket ont décidé de revoir leurs méthodes de communication interne. Une démarche qui a conduit à l’instauration de réunions hebdomadaires pour le suivi des projets et l’échange sur l’orientation stratégique de l’entreprise.
Exemple de rapport d’étonnement dans une entreprise multinationale
- Présentation de l’entreprise: Tournons-nous maintenant vers GlobalTech, une multinationale de renom spécialisée dans l’industrie des semi-conducteurs. Réputée pour son professionnalisme et la qualité de ses produits, GlobalTech n’est toutefois, pas épargnée par certaines surprises.
- Contenu du rapport d’étonnement: Un nouvel employé a ainsi exprimé une certaine stupéfaction face à la rigidité des lignes de gestion, ce qui selon lui, empêchait l’émergence de nouvelles idées, limitait l’autonomie des équipes et réduisait leur créativité.
- Influence des conclusions sur la politique de l’entreprise: Conscient de l’importance de la créativité et de l’innovation dans leur secteur d’activité, les dirigeants de GlobalTech ont décidé d’initier une réflexion sur leur style de gestion. Suite à cette remise en question, GlobalTech a repensé sa structure de gestion pour favoriser l’émergence de nouvelles idées et donner plus d’autonomie et de responsabilité à ses équipes.
Réflexions finales : pourquoi utiliser le rapport d’étonnement en entreprise
Bien comprendre le rapport d’étonnement pour mieux le mettre en application
Aussi simple qu’il paraisse, le rapport d’étonnement n’en demeure pas moins un outil puissant d’amélioration continue. Pour qu’il apporte la valeur escomptée, il faut toutefois créer un environnement propice où l’employé sent que son opinion compte et que son rapport ne finira pas dans un tiroir.
Mise en œuvre réussie du rapport d’étonnement
Maintenant que nous avons exploré en profondeur ce qu’est le rapport d’étonnement et comment il peut être utilisé pour améliorer une organisation, passons en revue quelques stratégies pour une mise en œuvre réussie de ce processus :
- Sensibilisation et formation du personnel : Avant de mettre en place le rapport d’étonnement, il est essentiel de sensibiliser tout le personnel, y compris les dirigeants et les gestionnaires, sur son objectif et son importance. Une formation sur la manière de recueillir, d’analyser et d’agir sur les retours d’expérience des nouveaux employés peut être bénéfique.
- Création d’un environnement ouvert et inclusif : Les employés doivent se sentir à l’aise pour partager leurs observations et leurs réflexions dans leur rapport d’étonnement. Créer un environnement où la communication est encouragée et où les opinions sont valorisées est essentiel pour recueillir des retours sincères et constructifs.
- Suivi et action sur les retours d’expérience : Il ne suffit pas de recueillir les rapports d’étonnement, il est tout aussi important de prendre des mesures concrètes en réponse aux observations des employés. Les dirigeants doivent analyser régulièrement les retours d’expérience, identifier les tendances et les problèmes récurrents, et mettre en œuvre des plans d’action pour y remédier.
- Évaluation continue et ajustement du processus : Comme pour tout processus d’amélioration continue, il est crucial d’évaluer régulièrement l’efficacité du rapport d’étonnement et d’apporter des ajustements au besoin. Cela peut impliquer des modifications dans la manière dont les rapports sont recueillis, analysés ou utilisés pour informer les décisions stratégiques.
- Reconnaissance et récompense des contributions des employés : Pour encourager la participation des employés et maintenir leur engagement dans le processus, il est important de reconnaître et de récompenser leurs contributions. Cela peut se faire par le biais de rétroactions positives, de promotions, de primes ou d’autres formes de reconnaissance formelle et informelle.
Conclusion
Le rapport d’étonnement au service de l’amélioration continue
Le rapport d’étonnement, à travers le regard neuf et objectif du nouvel employé, offre aux dirigeants une autre perspective sur l’état de leur organisation. À l’image d’un audit interne, cet outil d’amélioration continue permet de diagnostiquer les dysfonctionnements et de proposer des solutions sur-mesure adaptées à la réalité de l’entreprise.
Un appel à l’action pour les organisations qui ne l’ont pas encore adopté
Si votre organisation n’a pas encore introduit le rapport d’étonnement dans ses processus, il ne tient qu’à vous de le faire. L’expérience des entreprises qui ont adopté cet outil est un témoignage de son efficacité. Ainsi, chaque nouvel employé pourrait être une opportunité d’amélioration pour votre organisation. Alors, pourquoi attendre?