Aujourd’hui, dans quasiment toutes les grandes entreprises, la charge de travail des Ressources Humaines est souvent la plus lourde. En effet, ce service est amené à trier, traiter et classifier des documents de l’entreprise et de ses employés chaque jour, à tel point qu’ils négligent le cœur de leur métier : l’humain.
En outre, la gestion du capital humain nécessite la réalisation de plusieurs tâches au quotidien, d’où l’utilisation d’un grand nombre de paperasses. C’est pourquoi, pour leur faciliter la tâche et améliorer leur productivité, certains organismes n’hésitent pas à utiliser des logiciels comme Mypeople Doc, un outil qui aide à la gestion des ressources humaines dans votre entreprise.
Qu’est-ce que MypeopleDoc ?
Il s’agit d’une plateforme en ligne, créée en 2008, et qui a pour but d’aider les entreprises à effectuer une gestion efficace de leurs opérations en RH, ainsi qu’à mieux communiquer avec leurs employés. Se voulant rapide, fiable et performante, la plateforme est utilisé par de nombreuses enseignes à travers le monde, tel que Canal +, Total, Starbucks France, Bouygues Telecom, etc.
Chaque année, le nombre d’utilisateurs de l’outil se voit augmenter et des millions de documents se traitent à travers MyPeopleDoc. De plus, le service est aujourd’hui disponible sur d’autres périphériques autre que l’ordinateur, tablettes, smartphones.
Quelle différence entre un document reçu sur MyPeopleDoc avec un reçu par mail ?
D’une part, cet outil en ligne permet d’avoir accès à tous vos documents envoyés par voie électronique. Contrairement à un simple courriel, ce service assure l’intégrité des documents reçus, en mentionnant l’identité de l’expéditeur. Ici, un mail ne peut garantir d’un point de vue juridique la véracité des documents électroniques, et ce, à cause de l’absence d’horodatage, de signature et de l’impossibilité de connaître la réelle identité de l’émetteur.
D’autre part, MyPeopleDoc renseigne tous ces détails lors de l’envoi de tous les documents, ce qui prouve leur légitimité. Ainsi, le service garantit une protection et une sécurité de vos données personnelles, tout en conservant une confidentialité et une pérennité du logiciel. En ce qui concerne l’archivage des documents, la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo se voit en charge de la conservation.
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Comment créer et activer son compte MypeopleDoc ?
Bénéficier d’un compte opérationnel sur MyPeopleDoc
Pour se créer un compte et coffre-fort numérique MyPeopleDoc, il suffit qu’un salarié se rende sur la plateforme d’archivage et de digitalisation des processus RH. Une fois sur la page, l’onglet « Inscription », suivi du bouton « Demander une invitation » va permettre de renseigner vos coordonnées pour la création d’un compte.
Toutefois, une fois le compte créé, il va tout d’abord nécessiter un code d’activation pour l’utiliser, qui sera envoyé par votre employeur à l’adresse mail indiquée lors de votre inscription. Ainsi, en réponse à votre demande d’invitation, vous recevrez un lien ou une adresse dans votre boîte email, qui va contenir le mot de passe fourni par l’entreprise. Une fois votre compte activé, vous pourrez archiver vos documents numériques : bulletins de paie, certificats de travail, courriers professionnels, etc.
Comment utiliser MypeopleDoc ?
Le concept de cet outil se base sur le fait de pouvoir déposer divers documents, fichiers et autres dans votre « coffre-fort » électronique personnel. Ici, vous avez la possibilité de les renommer, de les classer et de naviguer parmi les fichiers. Évidemment, vous serez aussi en mesure de partager des documents entre utilisateurs et tiers. En revanche, les documents conservés ne peuvent dépasser les 250 Mo, et la capacité de stockage est de 10 Go.
Retirer ou récupérer des documents
En outre, l’utilisateur d’un coffre-fort Mypeople Doc doit supprimer les documents qu’il ne souhaite pas conserver. Cependant, ce dernier peut toujours être récupéré si le fichier a été supprimé par erreur, ou à la hâte. Ici, pour que la suppression soit définitive, il faudra vider la corbeille.
Lié un compte à un autre
La liaison d’un compte à un ou plusieurs employeurs est possible et permet à ces derniers d’envoyer ou de recevoir différents types de documents à chaque dépôt. À cet effet, l’utilisateur reçoit un mail de notification à chaque action.
Historique d’action
Enfin, MyPeopleDoc dispose d’un historique où il est possible de vérifier les actions effectuées sur votre compte. Ici, vous pouvez retrouver :
- les éventuelles intrusions,
- les tentatives de connexion qui n’ont pas abouti,
- les téléchargements qui ont été effectué
- la date et l’heure de chaque action effectuée.
Étant un outil en ligne qui aide à la gestion RH, ces détails ont leur importance afin de faciliter la communication interne au sein d’une entreprise.
Quels sont les effets de MyPeopleDoc sur votre entreprise ?
Ce support en ligne apporte plusieurs avantages pour l’entreprise, selon ses concepteurs.
En premier lieu, il permet une amélioration au niveau de la productivité des RH. En outre, la plateforme met les différents services des ressources humaines à disposition et accompagne les employés à tout moment et en tout lieu.
De ce fait, tout s’enchaîne à partir de l’outil. L’intégration du support à votre système d’information de la GRH va automatiser tous les processus manuels, afin d’entrer dans une gestion active des documents.
Cela signifie :
- un gain de temps, par la diminution du transport physique des document et la recherche des archives simplifiée,
- une économie au niveau du papier et des efforts fournis
- une meilleure sécurisation de vos documents.
D’autre part, l’outil influe aussi sur la prise de conscience des besoins et des attentes de vos équipes RH. En effet, MyPeopleDoc permet d’apporter des solutions concrètes et adéquates à leurs problèmes, et ce, de façon rapide et efficace.
Ainsi, utiliser MyPeopleDoc vous permet de gagner du temps, une ressource qui manque cruellement aux RH. Il offre la possibilité de gagner de la place, étant donné que tous les documents sont réunis en un seul endroit. D’une part, cela évite aussi de fouiller n’importe où, à la recherche de documents anciens et archives. Enfin, il s’agit d’un geste écologique par la suppression du papier et du transport de documents.
Les avis des salariés sur MyPeopleDoc
Avec une priorité axée sur la confiance de ces utilisateurs, les salariés qui utilisent cet outil de gestion en ligne se voit ravis et pleinement satisfaits. En outre, selon des avis regroupés, MyPeopleDoc « participe pleinement au projet de développement d’une entreprise, non seulement dans le domaine des ressources humaines, mais aussi sur un plan personnel et éthique ».
En ligne, les internautes ont surtout des retours positifs, des recommandations et des notes étoilées. Toutefois, un des principaux inconvénients de son utilisation demeure dans les changements que l’outil opère à chaque mise à jour. Malgré une véritable bienveillance et une accessibilité à tous et à tous les niveaux, MyPeopleDoc évolue vite de jour en jour, et le process n’est pas parfaitement adapté à toutes les cultures.
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